Por muchas razones, una empresa necesita mantener un buen control de sus gastos. Por un lado, puede ayudarle a planificar su presupuesto y maximizar sus beneficios. Por otro lado, es un paso necesario para reconocer los problemas financieros, pagar impuestos y tomar decisiones acertadas.
La práctica de controlar los gastos implica estimarlos, identificarlos y reducirlos utilizando un presupuesto flexible que puede cambiar para adaptarse a cualquier cambio en la situación financiera.
Por lo tanto, controlar los gastos tiene como objetivo aumentar el flujo de caja y los ingresos de tu empresa. Para ayudarte a comenzar en la dirección correcta, te brindamos los siguientes consejos.
1. Determina y evalúa tus gastos
Si quieres saber a dónde va tu dinero, este primer punto es crucial. Después de compilar una lista completa de todos los costos en los que incurre tu empresa, debes agruparlos por tipo. Los gastos se presentan en diversas formas, incluidos fijos, variables, mixtos, marginales, directos e indirectos.
Dado que están categorizados, debes calcular un promedio para cada categoría durante los 12 meses anteriores. Puedes utilizar esto para determinar qué área de la empresa está utilizando la mayor cantidad de recursos financieros y si ha habido un aumento o una disminución. Además, te permitirá determinar si existen formas posibles de reducir costos.
2. Crea un presupuesto
Ahora es el momento de crear un presupuesto que te sirva como hoja de ruta para el próximo año después de realizar un análisis de tus gastos y conocer su comportamiento habitual.
Aquí, especificarás cuánto efectivo pretendes asignar durante un período de tiempo específico a cada elemento, equipo o ciudad. Además de ayudarte a cumplir los objetivos de tu empresa, un presupuesto sirve como herramienta para una gestión eficaz de los recursos financieros.
3. Examina y evalúa tus desembolsos
Debes evaluar tus gastos de los 12 meses anteriores al final del año. Aquí tendrás la oportunidad de determinar dónde se gastó el dinero con mayor frecuencia, dónde existen restricciones presupuestarias, qué costos imprevistos hubo y más.
Estos descubrimientos serán de gran ayuda para crear el presupuesto para el próximo año y adaptarlo a las necesidades de la empresa y su comportamiento financiero.
4. Encuentre una solución que le facilite mantener el control
Es muy común que un gasto personal se pague con la tarjeta de crédito de la empresa o viceversa. Esto puede generar confusión sobre qué se pagó y con qué tarjeta en ocasiones. En vista de esto, es crucial ejercer un buen control sobre los pagos.
Afortunadamente, existen opciones disponibles que te permiten facilitar los gastos de tu equipo asignando una tarjeta a quien la necesite y al mismo tiempo tener una visibilidad clara y en tiempo real de los gastos.
