Protege tu negocio desde el inicio: ábrelo cumpliendo todas las reglas. Aquí te presentamos la hoja de ruta para que cumplas con las regulaciones, trámites y disposiciones necesarias.
Aunque la gran mayoría de los emprendedores sueñan con abrir su empresa de forma correcta, cumpliendo con todas las de la ley, no todos están preparados para hacerlo, debido principalmente al desconocimiento, la falta de tiempo, la ausencia de recursos y complicaciones diversas como la burocracia administrativa.
“Las empresas que no operan en la formalidad limitan su capacidad de hacer negocios con terceros, frenan su acceso al crédito y se arriesgan a recibir multas, sanciones y hasta una clausura; de ahí la importancia de dar el salto”.
Rodrigo Núñez, fundador de TuContrato.
No te olvides de buscar la asesoría de un abogado y de un contador. Tu empresa te lo agradecerá.
Brújula legal
Uno de los primeros pasos para arrancar legalmente un negocio consiste en definir si se hace solo o en sociedad. Existen tres diferentes esquemas para las empresas creadas por una sola persona:
- Uno es el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF), que ofrece un tope de facturación de 2 millones de pesos y sólo puede usarse por 10 años. Además, exige pagos definitivos bimestrales, lo cual exime de la declaración anual.
Este esquema ofrece beneficios en cuanto al pago de ISR, de modo que el primer año se condona el 100% de ese impuesto; el segundo, el 90%; el tercero, el 80%, y así hasta llegar a 0% al décimo año, que es cuando hay que dar el salto a Persona Física con Actividad Empresarial. El esquema RIF está pensado para pequeños establecimientos, como boutiques, barberías, pastelerías, etcétera, excluyendo negocios cuyos servicios requieran de cédula profesional.
Primero regístrate: requiere de un RFC y la CURP. La Cédula de Identificación Fiscal (CIF), la contraseña y el alta patronal se otorgan el mismo día.
- La segunda figura es la de Persona Física con Actividad Empresarial. Ésta no tiene tope de facturación, ni de caducidad. Exige declarar el IVA y el ISR, y opera de manera similar a una Persona Moral. Se tramita en el SAT con la FIEL, el RFC y la cuenta CIEC.
- Como tercera figura se encuentra la Sociedad de Acciones Simplificadas (SAS). Permite tener un número ilimitado de socios; puede ser desde uno. El límite de facturación son 5 millones de pesos. Su vigencia es indefinida y tributa de manera similar a una Persona Moral.
Fernando Mendívil, presidente de la Asociación de Emprendedores de México (Asem), explica que esta figura se tramita en línea donde, exigen el uso de la FIEL, se genera un contrato que hace las veces de acta constitutiva que tiene total validez ante terceros, incluyendo bancos.
Toma en cuenta que bajo la figura de Persona Física con Actividad Empresarial y el RIF cualquier falta u obligación con respecto a la empresa pone en riesgo el patrimonio personal, aunque no sea parte del negocio. Con las SAS ocurre lo opuesto: se responde hasta el límite de las aportaciones pagadas, es decir, sólo con los bienes registrados a nombre de la empresa.
Y si lo que deseas es formalizarte con tus partners, las opciones más comunes son la Sociedad Anónima (SA), la Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL) y la Sociedad Anónima Promotora de la Inversión (SAPI), cuyas peculiaridades varían entre sí en cuanto a número y tipo de socios, valor de las acciones o aportaciones, tipo de acciones y derechos, administración de la empresa y carga fiscal.
Una denominación social mal seleccionada puede limitar el crecimiento o implicar cargas impositivas que acaben con el negocio; de ahí la importancia de que cada empresa analice con un abogado y un fiscalista la figura que más le conviene.
Trámites a la carta
Al margen del acta constitutiva, hay una serie de trámites que cumplir antes de abrir formalmente tu negocio. A continuación, te los describimos:
- Verificar el Uso de Suelo del local
- Hacer el Aviso de Declaración de Apertura
- Obtener la Aviso de Declaración de Apertura
- Dar Aviso de Funcionamiento
- Registrar el Programa de Protección Civil
Todo esto se tramita en la ventanilla única del municipio o delegación. Si se trata de un giro muy especializado hay que averiguar, además, las Normas Oficiales Mexicanas que hay que cumplir, como sucede en la industria o en ciertos giros como las casas de préstamo.
No hay que perder de vista temas legales como el contrato de arrendamiento, que debe establecer las condiciones generales, garantías, plazo y periodo de gracia para hacer adecuaciones previas a la ocupación del local, así como el de los proveedores en turno.
Otro aspecto es el referente a la propiedad intelectual, pues si bien hay quienes se lanzan a la aventura sin tener el registro de su marca, lo ideal es ser propietario de la misma para evitar futuras controversias que pudieran afectar los ingresos de la empresa y la reputación.
Hay que checar también el nombre comercial y acercarse a un despacho especializado en propiedad intelectual.
Otro trámite importante es el alta patronal en el Seguro Social y el registro ante el Infonavit. Ambos trámites se pueden iniciar en línea y se concluyen en las oficinas de esas instituciones. El alta patronal es de suma importancia, ya que muchas veces los empresarios no miden el riesgo que corren sus trabajadores. Cumplir con esta obligación no sólo te puede salvar de multas y demandas, sino cubrir de manera directa cualquier accidente de trabajo.
Por último, pero no menos importante, hay que tener en cuenta el Aviso de Privacidad, en concordancia con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares. El incumplimiento puede generar multas de hasta 30 millones de pesos”, advierte.
Es importante acercarse a un experto que pueda evaluar el tipo de datos que manejas, a fin de contar con los documentos y políticas acordes a la operación de tu negocio.
